Payer des frais professionnels est quasiment inévitable dans la vie d'une entreprise, quel que soit son secteur d'activité. Aussi appelés notes de frais, ce sont des dépenses engagées par les employés dans le cadre de l'exercice de leurs activités professionnelles. Ils concernent des domaines variés comme les repas, les déplacements, etc. De ce fait, leur gestion est un point crucial pour motiver les salariés tout en réduisant les coûts et en prévenant les risques de fraude.
Concevoir et mettre en place une politique de dépenses
Dans un environnement de plus en plus concurrentiel et complexe, il est vital pour une entreprise de bénéficier d'une vue d'ensemble de toutes les dépenses engagées. Pour gérer ses frais professionnels, il est donc primordial de concevoir et de mettre en place une politique de dépenses. Ce qui permet de sensibiliser les employés sur les l'ensemble des règles en vigueur à respecter pour tout déplacement professionnel. Pour cause, une politique de dépenses inexistante ou mal ficelée entraîne une gestion inefficace et des coûts cachés. Concrètement, il s'agit d'un document officiel qui précise les directives relatives aux notes de frais et leurs modalités de remboursement. Grâce à la formalisation de toutes les pratiques, il est plus facile de garantir la transparence et la visibilité des dépenses engagées et des éventuelles fuites de coûts.
Passer au tout numérique pour une gestion dématérialisée
À l'heure de la simplification pour gagner en efficacité, passer au tout numérique constitue un bon moyen de gérer ses frais professionnels. La mise en place d'une gestion 100 % dématérialisée des frais professionnels présente de nombreux avantages. Du côté des employés, la digitalisation permet de gagner un temps précieux à consacrer à des tâches à valeur ajoutée. Il suffit de prendre en photo le reçu ou le numériser pour disposer d'une pièce justificative valide. De plus, cela évite les erreurs s'il faut encore les pointer sur une feuille Excel. Pour les employeurs, la gestion informatisée est aussi la solution pour être efficace à tous les niveaux. Cela épargne des tâches chronophages, des pertes de pièces justificatives. Enfin, la numérisation est écologique. Elle réduit considérablement l'utilisation de papiers.
Supprimer les différentes pratiques frauduleuses ou à risque
Pour gérer ses frais professionnels de manière optimale, il est important pour une entreprise d'éliminer les différentes pratiques frauduleuses ou à risque. Ainsi, la première erreur à bannir est de mettre de la liquidité à la disposition des salariés. Le manque de traçabilité rend difficiles la vérification et le suivi des dépenses. Ce qui augmente les probabilités de désaccord et par la même occasion, les risques de tensions. Or, les conflits entre les équipes ont toujours un impact négatif sur l'ambiance de travail et la productivité. Une seconde erreur à éviter est de fournir aux employés une carte d'entreprise alors qu'ils ne sont même pas en mission. Cela accroît les risques de perte, de vol, de piratage, etc. Puis, il faut encore faire une demande d'opposition auprès de la banque.
Respecter scrupuleusement les plafonds imposés par l'URSSAF
En mettant en place une politique de dépenses, une entreprise jouit d'une vue d'ensemble sur les dépenses engagées. En optant pour la gestion numérisée des frais professionnels, elle économise également du temps, de l'argent et de l'espace de stockage tout en contribuant à la préservation de l'environnement. Cependant, cela ne suffit pas pour gérer de façon optimale les notes de frais. Il faut en plus respecter les plafonds imposés par l'URSSAF. Dans le cas contraire, l'organisation s'expose à un redressement. Lorsque ces plafonds sont dépassés, elle doit alors s'acquitter de charges sociales. Par ailleurs, les employés sont contraints d'incorporer leurs demandes de remboursement dans leurs revenus imposables. Dans ce cas précis, les frais professionnels sont considérés comme un avantage en nature, mais non plus une simple dépense.